Qualquer empresa, seja ela do segmento que for, possui uma série de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas a serem cumpridas. Cada uma delas possui um alto volume de informações, formulários e documentos que precisam ser enviados ao órgãos responsáveis e, assim, garantir que a empresa esteja em conformidade com a regras e exigências do seu ramo de atuação. Mas, desde que o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi criado pelo Governo Federal, o envio dessas informações passou a ser muito mais ágil. E é por isso que é importante saber exatamente o que é o eSocial , como ele funciona e quais as suas vantagens.
Até mesmo porque a adoção desse sistema se tornou obrigatória em 2018 para todas as empresas — exceto para microempreendedores individuais (MEI). Portanto, é fundamental se certificar que sua companhia está atuando como deve, e assim, evitar problemas futuros.
Afinal, o que é o eSocial?
O termo eSocial é usado para se referir ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Essa plataforma unifica a comunicação entre empregadores (empresas) e o Governo, em termos do envio de informações relativas aos colaboradores do negócio.
O objetivo do sistema é simplificar e facilitar o processo feito pelos empregadores para o envio dos dados trabalhistas, previdenciários e fiscais. Dessa forma, o eSocial substitui a entrega de formulários individuais para cada declaração.
A alteração foi estabelecida pelo Decreto nº8373/2014 onde o eSocial foi instituído. Ele é resultado de uma ação conjunta entre a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho (MTb).
Sua obrigatoriedade foi estabelecida dentro de um cronograma de implantação, dividido em etapas e desde em julho de 2018 todas as empresas são obrigadas a operar com o eSocial — com exceção do MEI, que continua a utilizar o documento de Declaração Simplificado (DAS), exclusivo dessa modalidade de negócio.
Quais formulários do Governo Federal foram substituídos pelo programa?
Saber o que é o eSocial é importante porque todos os dados trabalhistas, fiscais e previdenciárias devem ser enviados ao Governo por meio desse sistema. As informações centralizadas no eSocial são:
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Livro de Registro de Empregados (LRE);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Comunicação de Dispensa (CD);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (CAGED);
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- folha de pagamento;
- Guia da Previdência Social (GPS).
Como o processo funciona na prática?
Na prática, os empregadores devem enviar, de forma digital, os dados das obrigações para a plataforma eSocial. Normalmente, as informações já são armazenadas pela empresa de alguma forma e, posteriormente elas devem ser imputadas no sistema para que o envio ocorra de forma automática.
Porém, para conseguir acessar o Portal do eSocial e fazer essas movimentação é necessário ter um certificado digital. O certificado é importante porque ele permite assinar os dados de forma digital, ou seja, nada do que é enviado pode ser alterado ou modificado por outras partes. Dessa forma, o documento eletrônico criado é totalmente confiável, apresentando validade jurídica.
Com o certificado em mãos, basta acessar o portal do eSocial e seguir as instruções para fazer suas declarações. Lembrando que a utilização do sistema é obrigatória, ou seja, empresas que deixam de enviar seus dados dentro do prazo fixado em lei estão sujeitas às penalidades legais e multas.
E o que muda com o anúncio do eSocial Simplificado?
Recentemente o Governo Federal anunciou a criação do eSocial simplificado. De acordo com o Ministério da Economia, as mudanças aconteceram como forma de simplificar o preenchimento de informações eliminado campos desnecessários. Com isso, haverá redução na burocracia e facilitará ainda mais rotina dessas atividades.
A principal mudança está na forma de identificação do trabalhador. A partir da alteração passará a ser feita apenas pelo o número do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF). Desse modo não será mais necessário utilizar outros números cadastrais como como PIS e Pasep, por exemplo.
Além disso, também não será mais necessário preencher informações que já constam nas bases de dados do governo como os números do Registro Geral (RG) e da Carteira Nacional de Habilitação (CNH).
Os módulos de Empregador Doméstico e do Microempreendedor Individual (MEI) também sofreram ajustes que incluem o lançamento automático do 13º salário e a inclusão de um assistente virtual.
Ou seja, aquilo que já havia se tornado muito mais prático, agora ficará ainda melhor. O eSocial Simplificado entrará em operação a partir do ano que vem para que as empresas consigam se adaptar às mudanças.
O cronograma de obrigatoriedades para o próximo ano já está disponível e você pode acessá-lo clicando aqui.
Quais as vantagens do eSocial?
O sistema traz diversos benefícios para os empregadores e também para os colaboradores de uma empresa.
Benefícios para as empresas
Para as empresas, fica evidente que os processos de envio de dados são simplificados. Como resultado há aumento da produtividade do time e menor ocorrência de erros nos cálculos — que comprometem severamente os negócios.
Outra vantagem é que o sistema garante maior segurança jurídica, uma vez que os dados ficam armazenados em um único ambiente e todo o processo é feito de forma automatizada e digital.
Por fim, a empresa se beneficia da integração dos processos, possibilidade de fazer registros imediatos no sistema, como novas contratações e demissões, e também da disponibilização desses dados em tempo real para os órgãos envolvidos.
Benefícios para os colaboradores
Já para os colaboradores, há garantia de que os empregadores vão cumprir com suas obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Como o sistema é unificado e considera os diversos tipos de relação trabalhistas em vigor no Brasil, até mesmo os trabalhadores sem vínculo empregatício terão seus dados coletados e registrados no eSocial.
Isso significa que as informações formarão um banco de dados centralizado e rico para o Governo. Isso, é claro, facilita a elaboração e alteração de políticas públicas que beneficiam os colaboradores.
Fica evidente que o eSocial possibilitou mudanças positivas para as empresas, oferecendo um processo moderno e menos burocráticos que acompanham as novas tendências de mercado. Isso resulta em diversos benefícios e vantagens para os negócios.
É importante reforçar que, apesar de mudar a forma de coleta, as regras e regimes tributários não foram alterados. Além disso, a atualização é obrigatória e, se não for feita, pode resultar em complicações para a empresa.